図書館より 気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ

気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ

単なるデスクの整理法かと思いきや、スケジュールの管理方法、会社での1日の過ごし方、仕事の邪魔をされない方法など、内容が深かったです。しかも読みやすく実践できそうなものばかりだったので、会社のデスクではないけれど、部屋のデスク周りを片付けるときに参考にしました。
1日のタスクの優先度は手帳にまとめその記述法はフランクリン・プランナーにそっくりでした。
自分の1日の過ごし方の記録をつける方法は色々ありますが、やはりこの本に示されているように手帳一冊にまとめた方が、用事が抜け落ちたりしないのですね。
この本では自分の行動を把握する意味で手帳などのツールを『管制塔』と名づけています。
こまめに手帳を確認する、書く、といった習慣を時間がかかってでもよいので習慣つけたいものです。

ステップ１　デスクをコックピットにする

• 毎日使うもの、毎週使うもの、毎月一度しか使わないものを、それぞれ正しい場所に置かない限り、効率的に仕事はできない
• 捨てなければならない、なぜなら、新しい情報はあなたが読むよりも早いペースで入ってくるから
• ペン立てに入れておく文具は使いたいものだけ、そして、実際に使えるものだけにする
• 道具を使うたびにポストイットを貼っていけば、実際に何を使い、何を使っていないかがわかる

ステップ２　毎日の『管制塔』を持つ

• あなたの頭の中には用件が七つしか入らないのだ
• 『管制塔』を使えば、デスクの上のメモや書類の山が処分できるし、何をしたかという記録にもなる
• 『やらなければならない』ことと『やっておきたい』ことを混同してはならない
• 『管制塔』は外出するとき以外は所定の場所に置いて、常に確認できる状態にしておく。
• 逆算してスケジュールを組めば、締めきりに脅されることはなくなる
• 『管制塔』はとにかく１ヶ月使ってみる。何かの習慣を変えるにはこれくらい時間がかかる

ステップ３　書類の書け込み寺をつくる

• デスクの上に『定位置』を作り、そこでやる作業に必要な道具をすべてそろえておくと、効率がいい
• 毎回、道具を集めては確認して、ちゃんと揃っているかどうか不安に思うより、はじめから揃えておいて、それだけ持っていればいいようにしていれば気が楽だ
• あなたが目指すのは、郵便を全部開いたあと、デスクの上に何も残らないという状況だ（郵便物はすぐ捨てること）

ステップ４　いま！決める

• 入ってくる情報はすべて必ずしもあなたに行動を迫るものではない。
• 『自分がすべきことはなにか』を考え、不要な文書はその場で処分しよう
• 『管制塔』でできる日を決めて『自分がすべきこと』を書き込み、文書を妥当なファイルに収めれば、それで終わり、簡単なことだ
• 依頼に対する危機を脱する方法：「今日はAとBをすることになっていますし、人と会う約束があります。それから先日あなたに言われた仕事を終えてしまう予定です。が新たな仕事を今日入れると、どれかができなくなります。どれを中止しますか？」-”あとで”というときは、永久にやってこない。だから”いま”決めなくては文書は積もる一方だ

ステップ５　常に優先順位を見きわめる

• 自分の目標に沿った優先基準を考えなければ、目標に近づくことはできない
• まわりの人間が持ちこむ”割り込み仕事”はほとんどが時間の無駄だ。自分の優先基準に照らし合わせて、しっかり見きわめよう
• わたしたちは、大きな目標に向かって踏み出すのは、まだ時期尚早だとつねに思っている。しかし、いつまで待っていても、始めるべきときは現われてはくれない
• 『生きていればいい』モードにとどまっていたら、あなたのまわりの景色は決して変わらない
• 夢見るのをやめて、大きな目標に近づくための小さな一歩を、毎日一つリストアップしておこう

ステップ６　毎日の習慣

• 集中力が発揮できる状態に入るには20分必要だが、集中が解けるのは一瞬だ。だから集中が続けられる環境を作ろう
• オフィスを飛び出す5分前、1日の終わりに『管制塔』をチェックし、その日の用件すべてに何らかのマークをつけよう